Q、Googleの無料ツールを使って、どんなツールが作れますか?

A、例えば、事業部別に、実働時間に応じたリアルな人件費分配を行うツールの作成が可能です。

 

例えば、当社がよく活用する無料のGoogleのツールといえば、

Googleのスプレッドシート、フォーム、ドキュメントです。

 

特に、GoogleスプレッドシートとGoogleフォームの組み合わせでできることは無限大(?)なのではないでしょうか。

今日はGoogleスプレッドシートとGoogleフォームを活用したツールの1例をご紹介します。

 

『部門別の人件費を正確に按分したい。』

これは、複数事業を運営されている会社の経営者さん、経営管理部の皆様なら考えられている課題だと思います。

きちんとした業務日報システム等があれば、簡単に按分できるのかもしれませんが、

中小企業ではなかなか導入されていないことが多いのではないでしょうか。

 

売上高が高く、仕入も効率よく行うことができ、

粗利が大きく出ていても、人工(時間)が多くかかっており、

「結果的には採算が悪い」ということも有り得ます。

粗利率は低くとも、時間あたりの粗利は大きい事業や商品に特化したほうが

結果として利益が出るかもしれません。

 

このような経営判断をするためにも、

部門別、事業別、商品別にかかった工数、人工を把握するしくみが必要です。

 

工数を把握するツールをつくるには

工数を把握するためには、

誰かが何かしらの仕組みで工数を入力する必要があります。

世の中には、様々な業務日報ツールがありますが、

事業体というものはなかなか複雑で、それぞれオリジナルであり、

自社にフィットしたツールを探すことは大変な作業です。

 

そこで、無料のツールを活用して作ってしまうという選択肢が生じます。

 

新しいツールを導入する場合、まず考えなければならないのは

「従業員への負担」です。

あまりにも複雑で、難しく、負担が大きい業務を作ってしまうと

なかなか運用に乗りません。

 

「大規模のシステムを作ったが、結局運用に乗らなかった・・」

 

こんな思いをされた経営者さんは多いのではないでしょうか。

 

理由はいくつかあると思いますが、

「はじめから完璧を求めてしまった」ということが最も大きな要因だと思います。

 

仮に、50点の出来でも、やりたいことの一部ができるようになるならば

まずはそこから始めたほうが、

費用的にも、時間的にも、従業員への負担としても

小さく始められるのです。

 

Googleフォームは「入力」の敷居を下げる

Googleフォームの良さはいろいろあります。

特に「スマホでもPCでもタブレットでもインターネットが繋がっていれば、いつでもどこでも入力ができること」

はつよみのひとつだと思います。

 

オフィス勤務の事務員はもちろん、

現場仕事の方も、直行直帰の営業マンも、在宅ワーカーでも、

いつでもどこでも入力が可能です。

これが、なにか新しいシステムを導入し、

特定のPCでしか入力できないような場合だと

なかなか運用に乗らないと思います。

 

今の時代の仕事のスタイルはかなりフレキシブルですので、

時間や場所、環境になるべくとらわれないで同じ業務ができるしくみを用意すべきです。

 

 

そして、Googleフォームの良さのもうひとつは、

入力された情報たちが全てルール通りにひとつのスプレッドシートに集約されていくこと。

 

そこからの加工は、スプレッドシートの得意分野です。

(エクセルを活用される方はイメージがつきますよね)

 

当社のツール例のご紹介

当社が行っている、事業部・商品別の工数を把握し、そこから商品別の人件費把握をするしくみの構造は以下の通りです。

 

①全従業員がGoogleフォームで作られた入力フォームに、その日の業務内容を商品カテゴリ別に時間を入力

※商品カテゴリ別(行動別)に時間数を入力できるようになっています。

※1時間単位とざっくりですが、まずは簡単にできるところを目指しています。

 

②その情報が、人別、日別、商品カテゴリ別にひとつのスプレッドシートに集約される

③集約された情報を加工し、日別、商品カテゴリ別、人別の時間数を算出

※人別、商品カテゴリ別に、総時間数を集計するようにしています。

 

④別のスプレッドシートに、人別の人件費を入力(税理士さん対応)し、③のシートとかけあわせて

商品カテゴリ別の人件費を算出

 

⑤そのデータを会計ソフトに取り込み、部門別PLの完成!

 

このような流れです。

 

例えば、こんなことが簡単にできます。

上記はほんの1例です。

当社ですと、

・デイリーの資金繰り表

・会計ソフトのデータから予算実績対比した月別のPL(修正予算検討&モニタリング可能)

・各事業部の粗利管理シート

・営業日報

等々

そして、上記で集計したデータをChatWorkで通知するといったことも。

 

もちろん、システム屋さんの作られたシステムに比べれば

物足りないことは多々あると思いますが、

何より、早い、安い、修正が楽・・・等

 

99%の精度ではないかもしれませんが、

7〜8割の精度で、スピーディに情報提供ができることは

変化の早い世の中に対応するためには必要なことです。

 

また、会社それぞれに必要なツールは異なると思います。

「こんなツールがほしい!」「こんなことができたらなあ!」

そんなお声をお聞かせください。

きっと、形にできると思います!

まずは下記フォームからお問い合わせください。

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カンバヤシ

この記事を書いた人: カンバヤシ

ビーズクリエイトの事業活動に財務的知見をミックスします。
一緒に成果を喜べる企業様が増えてきて嬉しい今日このごろ。

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