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プロジェクトをスケジュールどおりにマネジメントするための3つのヒントその1

こんにちは、ビーズクリエイトのディレクターの神林です。

プロジェクトのディレクションって、本当に難しい!

私も今までにたくさんのプロジェクトのディレクションを担当させていただきましたが、お恥ずかしい話「一度もミスひとつなくやり遂げた」プロジェクトの経験がありません。

過去のブログでも書きましたが、納期2ヶ月遅れてしまった失敗もあります…
お客様にご迷惑をかけてしまい、大変悔しい思いをしました。

その後、プロジェクトマネジメント/ディレクションについて自分なりに書籍を読んだりし勉強しました。

よくよく考えたら、今までの人生の中で「プロジェクトマネジメント」について学んだことは無かったのです。納期遅れが出てしまうのも、今思えば「当たり前」でした。

「プロジェクトマネジメント」に関する書籍はたくさんありますが、「クリティカルチェーン」と呼ばれる書籍は大変勉強になり、今の業務でも活かされているので、ここでその本で学んだことをアウトプットしたいと思います。

本書での気づきが3つありましたので、今回から3回にわたって、プロジェクトマネジメントに役立つ気づきをご紹介していきます。

プロジェクトマネジメントは難しい

様々な種類の仕事がありますが、プロジェクトマネジメントは難しい方の部類に入ると思います。

なぜなら、

  • 複数人が関与し
  • ゴールまでが長期化

する可能性が高いからです。

つまり、(新規プロジェクトなどは特に)不確定要素が多く潜んでいて、その不確定要素が多ければ多いほど、見立ては当たらないということになります。

クリティカルチェーンについて

副題が「なぜ、プロジェクトは予定通りに進まないのか?」

プロジェクトマネジメントについて、小説形式で教えてくれる本となっています。

プロジェクトマネジメント自体はかなり難しい概念ですが、小説形式で描かれているため、大変読みやすく、ページ数も400P近いのですがスラスラ読めました。ベストセラー『ザ・ゴール』に続くゴールドラット博士によるシリーズ待望の4作目ということです。

ゴールドラッド博士はイスラエルの物理学者。

プロジェクトマネジメントという人と人の有機的で感覚的な事象だと思って読み進めていましたが、タスクとタスクという物理現象のようにプロジェクトマネジメントを解剖している様子が面白い作品でした。

クリティカルチェーンで学んだ3つのこと

大変ためになる書籍で、たくさんの気づきがありましたが、その中でも特に印象的だった3つの気づきをご紹介します。

  • 気づき1:全行程を網羅しているか
  • 気づき2:各工程でバッファーは設けない
  • 気づき3:バッファを設けるのは2箇所

今回は、気付き1「全行程を網羅しているか」についてアウトプットします。

気づき1:全行程を網羅しているか

当たり前といえば当たり前なのですが、プロジェクトの1から100まで、すべての工程をイメージできていることは、非常に重要なことです。

もし仮に、1つの工程について抜け落ちていて、ゴール直前になって発覚したなんてことがあれば、その1つの工程のためにゴールに到着する時間が遅くなってしまいます。

お恥ずかしい話、そんな当たり前のことも、昔の私は理解していませんでした。

私はマルチタスクが得意ではなく、

1つやって「次なんだ?」、1つやって「次なにしよう」

こんな調子で進めていたことがありました。

 

図示しました。


例えば、↑のようなプロジェクトの全体像があったとします。
時間は左から右に流れ、赤い◯がゴールです。
◯は誰かのタスクを表し、タスクが次のタスクに受け渡されてプロジェクトは進んでいきます。

赤い線が最も長い線となります。これが、プロジェクト完了までの「長さ(時間)」を決めます。この赤線より早くプロジェクトを終わらせることはできません。

この赤線には、上下から3つの線が「合流」しています。
赤線上のタスクだけではプロジェクトが完成しないのです。
そのため、然るべきタイミングで「合流」してもらえるように、赤線上以外のタスクも然るべきタイミングで進むように管理をしなければなりません。

仮に、プロジェクトの全体像が把握できておらず、この図をイメージできていない場合、どんなことが起こるでしょうか。

もしかしたら、一番上のオレンジ色の線上のタスクに気がつくのが遅れ、然るべきタイミングで「合流」できないかもしれません。その場合、赤線上では「合流まち」の待機時間が発生し、結果として赤線の長さは伸びるのです。

こんなことが、過去の私のプロジェクトで起きていました。

また、そもそもオレンジ色の線上のタスクは、このタイミングでスタートすべきなのでしょうか。もっと早くから着手できないのでしょうか。

こういったタスクの繋がりや開始タイミングを考えるためにもプロジェクト全体を網羅したプロジェクトマップの作成が重要です。

私が担当するホームページ制作においても、このプロジェクトマップを作成し対応するようにしています。

まとめ

当たり前といえば当たり前のことですね。

しかし、そんなことも過去の私は知りませんでした。

クリティカルチェーンには、こういったプロジェクトマネジメントの「物理現象」に関することが、とてもわかりやすくまとめられています。

ご興味ある方はぜひ御覧ください。次回記事では、「各工程でバッファーは設けない」について解説いたします。

 

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