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ビジネスでの連絡手段について

2023.03.05

ビーズクリエイトの伊藤です。
この業界で働いていると、ビジネスでの連絡手段について考えを巡らせる機会がよくあります。
大抵がメールのトラブルが起きるたびの思案ですけど…

企業対企業での連絡手段というと皆さんは何を思い浮かべるでしょうか。
この業界の端っこで10年以上働いていますが、ビジネスで使える連絡手段は随分多様化したと思います。
長い年月に渡って、連絡手段の中心にはメールがあります。が、これが結構問題の多い連絡手段で…
今回はそんなメールを軸に、ビジネスにおける連絡手段の今後を考えてみました。

目次 [非表示]

1. メールは不確実な連絡手段
2. 新しい連絡手段はメールに取って代わるのか？
3. 結論、普及度を考えたらメールは避けられない

メールは不確実な連絡手段

早速ですが、電子メールというものは結構問題の多い連絡手段です。
仕事柄、ネットワークに詳しいエンジニアや一般の方の両方に関わりますが、メールの不確実性についての認識はかなり違うことをたびたび感じます。
言うまでもないですが、一般の方にとってメールとは「送受信できて当たり前」の連絡手段と認識されています。
ビジネスシーンにおける連絡手段で重視される要素とは、

　１．連絡が確実に行える堅実性
　２．やり取りの記録

辺りかと思いますが、1の堅実性はメールだと不安があります。
そもそも電子メールとは、送受信が確実ではなく、誰も保証してくれない連絡手段です。
よくメールが届かないというケースがありますが軽く上げるだけでも、

　・送信側で送り先アドレスを間違えた
　・送信側メールサーバーがブラックリスト入りして受信側のセキュリティで蹴られた
　・受信側のメール容量が一杯で受信できない
　・受信側の迷惑メールに振り分けられていた

など、これは本当にごく一例で、挙げきれないくらいに様々な要因により送れない・届かないが起きるのがメールというものです。
メールには複数の要素を経て送信と受信が行われますが、一般にはこの辺りの中間の構図が浸透していないのをよく感じます。まぁ、SMTPとかPOPとかややこしい。

そんなメールですが、郵便に比べてコストが掛からない、PCなどの端末にメールを残せるなどの多くの利点で、確固たる連絡手段の地位を築きました。
でも繰り返しますが不確実な連絡手段です。メールが送れる・届くというのは確実ではありません。
とはいえ、この辺りはやはり懸念としていた層があったのか、メール以外の連絡手段が発達してきました。代表的なものだとチャット系のサービスです。

新しい連絡手段はメールに取って代わるのか？

結論からいうとメール以上のシェアになるのは難しいし、まだまだ先でしょう。
ビジネスシーンでの連絡手段についての調査をサーバーソリューションズが、2019年に行って統計を出してくれています。

参考サイト：メールとビジネスチャットツールの利用実態調査働き方改革促進のカギは、社内メールの負荷軽減にあり

これによると『メールは96％、電話は95％、ビジネスチャットツール33％』の利用率ということです。
この統計を取った19年から更にチャットツールの導入は広がっているでしょうから、ビジネスチャットツールの利用率は更に高くなっていると思います。それでもメールに取って代わるかというとまだまだでしょうね。
統計のようにビジネスにおける連絡手段は、従来のメールでのやり取りが未だに大多数です。

このメールが連絡手段の大多数になっていると考えられる理由としては「使用環境の構築」と「新しく覚えること」への抵抗がやはり関わっていると見ています。
チャットツールも利用までの手順やハードルはかなり簡略化されていますが、ブラウザ系のチャットサービスでだとアカウントやチャットルームの用意が必要です。アプリケーション版だとアプリを入手・インストールする手間も加わりますね。
また、チャットとメールとは別物なので、メールとは違う使い方を覚えなくてはいけません。
この点を踏まえると、メールはこれまで長く運用されてきた歴史があるので、メールを使うために何が必要かという前提知識を個人や会社が知っていることが後発の連絡手段との違いであり、普及度の差になっていると思います。

そうは言っても、個人的にはメールの不確実性を知っていると、新しく確実性の上がった連絡手段が増えるというのは歓迎です。
チャットツールもメールと同様に確実な連絡を保証するものではありませんが、チャットツールをシンプルに解釈すればチャットした内容を保存したサーバーにPCやスマホで見に行っているだけの構図です。
極端な話、チャットでやり取りした内容がサーバーに保管されている構図なので、サーバーが故障したりしなければやり取りした内容は見れます。そして、そのサーバーはサービス内でプロが管理しているので、素人が設定・運用するメールよりも遥かに安定している、ということですね（私の意見です）。

余談ですが、チャットツールのシェア率も調査されたデータがあったのでご紹介。
一番シェアが多いのはチャットワークですね（当社でも社内外の連絡手段として使っています）。
参考サイト：ビジネスチャット利用者アンケートで「ビジネスチャットは業務効率化に有効＝９１％」でした。

結論、普及度を考えたらメールは避けられない

以上を踏まえて、ビジネスの連絡手段はメール以外のチャットツールという有力な手段はシェアを伸ばしていますが、結構な将来までは、まだまだメールでのやり取りがメインになりそうです。
そういう意味で今後もメールの不確実性に悩まされる人は私も含めて多そうです…

そんな見通しがあるため、個人レベルでは連絡手段のウェイトをメール以外に寄せていってます。
それでも世間での代表的な連絡手段がメールである事実は変えられないため、ケースによってはメールのみの連絡という場面も起きています。
一応、個人レベルでのあがきとして、メールを送る際は本命のメールアドレスだけでなく、CCに他のメールアドレスを設定して送るなどしています。
これならTOで受信する人がメール来ていないとなった際に「CCに送った方は届いた」、または「CCに送った人も届いていないので個人ではなく全体でなにか問題が起きているかも」といった検証がしやすくなる土台が送信ごとにできます。
理想を言うとCCは別ドメインのメールアドレス、@gmail.comなどであれば送信の完了を確かめられつつ、検証もできてベターです。

堅実性の高い連絡手段にシフトできれば、そもそも連絡した・してないの確認・対応コストが減らせるのでなんとかしたいですが…
一度市民権を得てしまうと、悪かろうが許容されてしまうのは現実でもWEBでも同じですね。
この部分のコストを圧縮できるのは社内エンジニアの有無なので、個人的には社内へのエンジニアの常駐はとても価値があると思ってます。

ビーズクリエイトは長野県東御市にある唐沢農機サービスという農機具屋を母体とした、WEBサイトの制作・コンサルティング事業を展開する部門です。
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