タスク整理…どうしてますか？
個人事業主や小規模店舗の運営をしている人から、
「やらなきゃいけないことが頭の中でごちゃごちゃしてしまう」
「タスクを手帳で管理しているけど追いつかない」
「何を使ってタスク整理・スケジュール管理したらいいと思う？」という声をよく聞きます。
私自身も同じ悩みを抱えていて、過去に色々なタスク管理ツールを試してきました。 ただ、世の中にあるツールの多くは企業向けで機能が多すぎたり、個人で導入するにはやや割高に感じたり、逆にシンプルすぎても続かなかったりと、「ちょうどいい」を見つけるのが意外と難しいんですよね。
そこで今回は、個人や小さなチームでもすぐに使えて、複雑すぎず管理しやすい、無料でも使えるタスク管理ツールを4つ厳選してご紹介します。概要をざっくり知ることで「これなら試してみたいかも」というヒントになれば嬉しいです。
次回以降のブログで1つずつ深掘りしていく予定です。ぜひ参考にしてみてください！
Notion
使い方はさまざま！個人的にはシンプルな使い方が◎
タスク管理ツールの中でも、ここ数年で一気に人気が広がったのが Notion（ノーション）です。最大の特徴は「自由度の高さ」。タスク管理だけでなく、メモ、プロジェクト管理、顧客リスト、アイデアメモなど、あらゆる情報を1つのワークスペースにまとめられるのが魅力です。 私自身もNotionを使ったとき、「とにかく全部をここに入れられる」という安心感がありました。普通のタスク管理アプリだと「タスクはここ、メモは別アプリ」というように分散してしまいがちですが、Notionならリンクでつなげたり、ページを自由に構造化できるので、情報が迷子になりにくいです。 ただし、自由度が高い分「最初は設定に時間がかかる」と感じる人もいるかもしれません。
一番のおすすめは、シンプルなリスト機能や、無料のテンプレートを活用するなどして、とりあえず脳内のタスクを書きだすこと！詳細は後からでもOK。頭の中にあるものをリストにすることは大事だなと思いました。
特に「ひとりで色々な業務をこなしている個人事業主」や「小規模でも情報を整理して共有したいチーム」に向いています。
Repsona
シンプルな操作で視覚化したい場合に最適
Repsona（レプソナ） は、タスク管理とチームの進捗共有が直感的にできるツールです。特に、「プロジェクトを複数人で進めるけれど、できるだけシンプルな操作感で管理したい」という個人事業主や小規模チームにぴったりです。
私がRepsonaを使ってみて感じたのは、とにかく操作がわかりやすいという点。ガントチャートのように視覚的にタスクを並べたり、担当者や期日を簡単に設定できたりと、「誰が何をいつまでにやるのか」がひと目で把握できます。Slackとの連携機能もあるので、普段の業務フローに組み込みやすいのも魅力でした。
一方で、機能が厳選されている分、「あれこれ細かく設定したい」「自由にカスタマイズしたい」という人には少し物足りなさを感じるかもしれません。ですが、「タスク管理に迷いたくない」「見た目がごちゃごちゃしてると使いづらい」という方には非常に使いやすいツールです。
Todoist
スマホアプリとしても使いやすい
Todoist（トゥードゥイスト） は、シンプルで使いやすいタスク管理ツールの代表格。とにかく「思いついたときにサッと書いて、すぐ管理できる」手軽さが魅力で、私も日々の細かなタスク管理に使っていたことがあります。
スマホアプリも使いやすく、通知やリマインダーも設定できるので、「タスクを忘れがち」「とにかく抜け漏れを防ぎたい」という人にとっては非常に頼もしいツールです。特に、1人で行動して働くことが多い人には、「今日やること」「今週中にやりたいこと」をパッと整理するのに向いています。
私が一番初めに使ったタスク管理ツールはこのTodoistです。
「仕事以外にも、家事や買い物のことなどちょっとしたToDoをスッキリ管理したい」と思ったときにTodoistを使っていました。UIもシンプルで、余計な機能が少ない分、気軽に始められるのもポイントです。
「まずはタスク管理ツールを試してみたい」「手帳の代わりに使いたい」という方には、まず最初に触ってみてほしいツールの一つです。
Jira
ちょっとがっつり管理したい人向け！
Jira（ジラ） は、もともとはソフトウェア開発チーム向けに作られたタスク管理ツールですが、使い方を工夫すれば小規模チームや個人事業主にも十分活用できます。特に「タスクをしっかり区分けして進捗管理したい」「作業のステータスを明確にしておきたい」という人に向いています。
これは私が友達から薦められて使いました。
私が使ったときは、「カンバン方式」でタスクを管理するボードビューが便利でした。タスクを「未着手・進行中・完了」と分けて動かしていくことで、今どこまで進んでいるかが視覚的に把握できるのがよかったです。
完了に移動するとアニメーションが出るのですが、なんとなく「やった～」という気持ちになりました。
ただし、Jiraは他のツールに比べてやや設定や用語が専門的で、初めて使うときには少し戸惑うこともありました。「もっと自由にカスタマイズしたい」「しっかり工程管理したい」と思っている人には向いていますが、「とにかくシンプルなツールがほしい」という人には少しハードルが高いかもしれません。
それでも、無料プランもあり、小さなチームでしっかりプロジェクト管理をしたいときには、選択肢の一つとして十分価値のあるツールです。
まとめ
今回は、個人事業主や小規模店舗の方に向けて、実際自分でも使ってみたタスク管理ツールから4つご紹介しました。
どれも実際に使ってみて感じた使いやすさや特徴をベースに選んでいます。
・Notion：情報をまとめて整理したい人向け
・Repsona：シンプルかつチームで進めやすいツールを探している人に
・Todoist：個人の細かいToDo管理をサクッと始めたい人向け
・Jira：しっかりと進捗を管理したい小規模チームにおすすめ
大切なのは、「自分の業務スタイルに合ったツールを見つけること」。
どれも無料プランが用意されているので、まずは気になるものから1つ試してみてください。
次回以降のブログで、今回紹介したツールを1つずつ、より詳しい感想を交えて深掘りしていく予定です！
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