【Asana・Toggle】タスク管理と時間管理を組み合わせてセルフマネジメント!

こんにちは!牧野です。

自慢ではありませんが、私はセルフマネジメントが全くできていないという自負があります。
まずはタスク管理・工数管理から始めよう…と、プロジェクト・タスク管理ツール『Asana(アーサナ)』と時間管理ツール『Toggl(トグル)』を利用し始めました!

まだ始めて1ヶ月ほどですが、使い方や実感した効果などをご紹介します!

それぞれのツールについて

Asana とは?

ウェブサイト:https://asana.com/ja

公式サイトによると、プロジェクト管理ツールであり、チームでの利用がおすすめのようです。
私は主にタスク管理ツールとして、個人的に利用しています。

弊社ではチャット・タスク管理ツールとして ChatWork を導入していますが、私的にそれぞれの機能に特化したツールを利用するほうが使いやすいので、ChatWork はチャットツールとして利用し、タスク管理は Asana で行なうようにしました。

タスク・プロジェクト管理に特化しているだけあり、タスク追加のUIはかなりサクサクで、大変気に入っています(^ω^)
次々にタスク追加ができるので、頭の中を整理するのにもかなり役立っています。

タスク編集もかなり楽で、編集履歴がタスクごとに残ります。
また、タスクにコメントする機能があり、メモ書き等に助かっています!

他にもサブ的な機能として、ガントチャート機能やカレンダー機能も備わっています。
私はそれぞれに特化した別のツールの方が断然使いやすいと思いますね(笑)。

詳しい使い方は Google 大先生に聞いてみて下さい!

Toggl とは?

ウェブサイト:https://toggl.com/

Toggl では、何にどれだけ時間をかけたのかを、タイマーで測ることができます。
私は Asana と連携することで、自分のタスクそれぞれにどれだけ時間をかけているかを測るようにしています。
また、Chrome の拡張機能を利用することで、Asana の画面からタイマーを開始・停止できるので便利。
連携・設定方法は別の記事で!

詳しい使い方は Google 大先生に聞いてみて下さい!

タスク管理と時間管理を組み合わせる効果

効率化できる部分を見つけることができる

タスク開始時にタイマーをセットして、タスク完了時に止めるわけですが、「30分で終わらせる予定だったけど、思ってたより時間かかったな…」と感じることが多々あります。
タイマーを止める時に、そのタスクにかかった時間を目で見て実感し、なんでこの時間がかかったのかを振り返ってみる。
1日の終わりに確認してもその時のことは忘れてしまいがちなので、タスクが終わったら都度確認します。

作業の振り返りをこまめにすることで、効率化できる部分に気づくことができます。
ルーチン作業や次回同じようなタスクが出てきた時に、より効率的に作業することが可能に!

パンクすることがなくなる

これは見込んでいる効果ですが、自分の作業時間を理解することで、無理なスケジュールを組むことがなくなり、作業量がパンクすることがなくなると考えています。

今まで、「できそうだな…」と感じたら「やります!」と言って無理なスケジュールを組み、自分で自分の首を閉め続け…いろいろあった私ですが、タスク管理と時間管理をうまく行うことによって、このようなことはなくなるはずです。

個人的に感じるのはこの2つです。
継続して利用することで、もっと発見があるはず…。

さいごに

まだ始めたばかりの時間に関するセルフマネジメントですが、自分に伸び代があることに気づくことができ、かなり期待を持ってしまっています。

連携や設定方法でハマった部分があったので、別途そちらもご紹介できればと思います。
また、今後ディレクション業務を行うにあたり、ガントチャートツールとの連携も考えています。
今後の記事もお楽しみに!

こういった業務改善のご相談も受け付けていますので、お気軽にお問い合わせください。

牧野

この記事を書いた人: 牧野

太ったって言われるけどずっと太ってます。

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